Conocer y gestionar bien el ciclo de la orden de compra al efectivo, el order to cash (O2C), debería verse y asumirse como prioridad existencial en las empresas B2B. Está en el corazón del sistema circulatorio de su negocio. Sin embargo, es sorprendente cuántas lo descuidan y llevan de manera improvisada y rudimentaria. Pequeñas, medianas y grandes.
Porque puedes tener un súper producto y vender mucho a un montón de clientes, pero, aun así, vivir en un estado permanente de aprietos de liquidez cuyas causas vienen desde el excesivo tiempo y los imponderables para, de entrada, poder facturar, previo a que empiecen a contar los plazos de crédito.
Todo eso mientras seguimos pagando puntualmente, cada quincena, la nómina y, diariamente, cuentas de los gastos de operación que hay cubrir en efectivo.
Paradójicamente, muchas empresas descubren la trascendencia del O2C justo cuando empiezan a vender mucho más y crece su operación. Cuando su problema endémico de mala gestión de la cobranza se sale de control y causa una crisis, con mayor deterioro del flujo de efectivo y la rentabilidad.
Fracasar al tener éxito, lo cual es más trágico ahora que la tecnología permite optimizar el O2C hasta convertirlo en un área de creación neta de valor. Boston Consulting Group ha estimado que, con el tiempo, las empresas que implementan plataformas y rediseñan el proceso con ese fin aumentan sus ingresos entre un 1 y un 3 por ciento anual.
Revolución de valor agregado
Describe al O2C como uno de los procesos generales y administrativos más complejos, al involucrar múltiples funciones, desde el área comercial hasta finanzas, el departamento legal y atención al cliente. Una dinámica que requiere de alineación interfuncional para comprender completamente al ciclo, ver lo que está sucediendo en todo momento y poder actuar en tiempo real.
Suena difícil, y lo es, pero dar ese paso es justo la revolución que hoy estamos impulsando en la función de cuentas por cobrar, aprovechando tecnologías como inteligencia artificial, aprendizaje automático y blockchain con fines de automatización y predictibilidad, desde el conocimiento profundo del ciclo O2C.
Como indica McKinsey, no solo se trata de ahorros mediante la visibilidad de los puntos de ruptura del O2C y las fugas de valor. Además de mejoras en las métricas de días pendientes al cobro desde las ventas (DSO), morosidad o pedidos perfectos, un análisis integral, a la vez que minucioso, puede revelar también fallos en el cumplimiento de las expectativas de los clientes, con resultados de generación de ingresos aún mayores a largo plazo.
¿Por dónde empezar? Por reconocer las dos fases del ciclo O2C, y desde ahí, sus respectivos subprocesos, detalles, complicaciones potenciales y peculiaridades, así como a los responsables en la empresa y del lado del cliente: del pedido a la factura –order to invoice– y de ésta al pago en firme –invoice to cash.
La odisea del pedido a la facturación
Muchas empresas se quejan de los plazos excesivos de crédito que exigen los clientes, sin darse cuenta de que el meollo de sus problemas de flujo de efectivo y las soluciones están en su cancha. En el order to invoice.
En nuestra experiencia con servicios de cobranza y el desarrollo de ARMS, la plataforma de gestión de cuentas por cobrar, hemos visto, con empresas de todo tipo de industrias, lo mucho que puede complicarse y cuánto puede tardar llegar a esa primera aduana para cobrar y el poder cruzarla: que el cliente acepte y apruebe cada factura.
Ya se entregó el pedido, pero, para facturar, por poner un ejemplo, en el sector logístico, hay que conseguir y presentar varios comprobantes y papeles, como el de pedimento aduanal, y ponerlos en los formatos específicos, junto con vistos buenos de varios responsables y firmas, de la de algún responsable de almacén hasta la del encargado de compras.
Frecuentemente hay que hacer una proforma, que, en esencia, es un documento provisional para justificar una operación antes de que se realice, aplicable no sólo a facturas, sino hasta simples recibos.
Podría pensarse que esas complicaciones y detalles son exclusivas de relaciones de negocio complejas, como son las de logística, pero hemos encontrado ciclos de O2C igualmente complicados, y en particular en pre-facturación, por ejemplo, en servicios de consultoría.
En ambos sectores, pueden llegar a pasar 30 o 60 días antes de siquiera poder facturar. Y podría ser bastante más si no fuese por la experiencia práctica, la capacidad de improvisación y las buenas relaciones que han desarrollado los buenos cobradores, o bien los vendedores o los dueños que toman ese rol.
Entre tanto, los proveedores logísticos tienen que empezar con el financiamiento, antes de facturar, pagando en efectivo, por ejemplo, los cargos aduanales y fiscales, y las consultorías, los honorarios de especialistas de alto nivel.
Pensemos en todo lo que puede demorarse o salir mal, las innumerables incidencias. Una firma que no se consiguió, un error en la documentación… Nuevamente, sin poder facturar.
Eso es lo que hoy podemos cambiar, y sorprendentemente rápido.