El poder de la IA en las Cuentas por Cobrar: 2ª Parte
Siguiendo el ciclo O2C (de la orden de compra al efectivo), hemos expuesto cómo la inteligencia artificial (IA) va transformar a fondo la gestión de cuentas por cobrar (CXC), llegando hasta la prefacturación. Ahora retomamos el recorrido justo en la intersección crítica de las empresas B2B: la factura.
La IA puede ayudarnos a reducir al máximo tiempos, costos, errores y días pendientes de cobro desde la venta (DSO) para llegar hasta ahí en tiempo y forma, y con cobertura de imprevistos, ¿por qué no habría de hacer eso mismo para la facturación? De la elaboración y la aprobación del cliente al envío.
Partamos de que en la facturación, al igual que en otros aspectos de la gestión del crédito y de las CXC, los retrasos y las imprecisiones pueden acumularse y derivar en problemas de liquidez que afectan a toda la organización, como se expone en una revisión del ciclo O2C de Salesforce: al contrario, si es precisa y con un calendario fiable, de entrada, podemos prever ingresos de efectivo y planificar mejor.
Por ahora, este tipo de facturación revolucionada es excepción, pero lo que están ganando los pioneros es claro. Un estudio de Aberdeen Group en 2011, muestra que, desde ya hace algunos años, su desempeño ha despegado: las empresas que destacan en la gestión del CXC requieren la entrada manual de datos para solo 16% de las facturas, contra casi 80% de las que tienen peores resultados.
Es sorprendente que, a pesar de que la digitalización ha abierto este tipo de posibilidades desde hace algunos años, la mayoría de las tareas de procesamiento de facturas en empresas B2B aún se realiza manualmente.
Esto es en cierta forma comprensible, como expone KPMG en relación con sus servicios de IA para la facturación en este sector: alta frecuencia de casos excepcionales, dificultades de correlación de partidas, gran diversidad de información a considerar tanto en los documentos como para fines de registro, sean cuentas de contabilidad, códigos de impuestos o centros de costo, más las aprobaciones y las referencias de pedidos o logística.
Pero justamente ahí, en lidiar con la complejidad, radica uno de los súper poderes de la IA, perfecto para la facturación y el O2C en su conjunto.
Orden en el caos 
Efectivamente, la IA es una estupenda aliada para lidiar con la complejidad y el detallismo de procesos sujetos a la variación, la multiplicidad de factores involucrados, los errores del trabajo rutinario y que exige minuciosidad, y con todo ello, a la inestabilidad y la imprevisibilidad. Precisamente como ocurre con la facturación.
Posibilita una sistematización integral y la predictibilidad, con aprendizaje y mejora continua.
Como es evidente, la automatización es clave aquí: a través de algoritmos de aprendizaje automático (ML, machine learning) y modelos de procesamiento de lenguaje natural (NLP), la capacidad de capturar y analizar datos de los diversos documentos involucrados, extraer lo relevante, vincular órdenes de compra o contratos, marcar discrepancias, sonar alertas. Con precisión, rapidez y mínima o nula intervención manual.
Tomo esta descripción del núcleo del potencial de la IA para la facturación desde una perspectiva de CXC de la firma de outsourcing de procesos de negocios Invensis: cobranza puntual y mejor gestión del flujo de caja, con poder ampliado para identificar patrones o anomalías para corrección de procesos.
En suma, una estructura inteligente de CXC. Así enfocamos en arms a nuestro sistema de gestión integral de cobranza, que aprovecha la IA y el ML, en conexión con tecnologías como blockchain y APIs, para que el proceso de O2C lcance la máxima eficiencia, en todos sus eslabones, incluyendo la facturación, y en concierto.
No solo para obtener resultados puntuales de flujo de caja, sino también para mejorar la relación con los clientes. En coherencia con la complejidad de las transacciones y la facturación B2B, que, a diferencia de ámbito B2C, enfrenta controles más estrictos, procesos de aprobaciones complicados y con múltiples partes interesadas y jerarquías, documentación detallada para auditoría o cumplimiento, condiciones de pago y crédito, requisitos de integración de ERP, estándares por industria y, por supuesto, especificidades de cada cliente.
Asistentes robóticos
Cerramos con tres soluciones de IA para el proceso de facturación que ya están dando muy buenos resultados; me baso en un recomendable artículo sobre la implementación de esta tecnología en las CXC, del coach financiero Nicolas Boucher.
- Extracción automatizada de datos: modelos NLP que obtienen estructuradamente datos de fuentes no estructuradas, como contratos o pedidos, además de identificar detalles esenciales, como nombres de clientes, cantidades y condiciones. Para rellenar automáticamente plantillas y conectar con ERPs. Equipados con herramientas como reconocimiento óptico que pueden leer contratos escaneados.
- Verificación precisa: algoritmos de ML que comparan los datos de cada factura con patrones históricos, términos contractuales, especificaciones de pedidos; con revisión de detalles de precios, cálculos de impuestos, descuentos. Detección de discrepancias con conexión a ajustes automáticos, reduciendo riesgos de retrasos o disputas.
- Entrega y seguimiento: Automatización de la entrega de las facturas por múltiples canales, como email, portales de clientes o APIs, al tiempo que se rastrea cuando cada una es visualizada, abierta y procesada, con alertas en tiempo real. Si no hay respuesta del cliente, con recordatorios de automáticos, para éste y/o para nuestros equipos de cobranza o finanzas.