1ª Parte: el camino a la prefacturación
¿Crecen las ventas y empeoran las finanzas? ¿A más pedidos, más presiones de flujo de efectivo y, posteriormente, de rentabilidad y hasta de solvencia? Esta no es una paradoja extraña en empresas B2B.
Es muy común cuando se descuida lo que sigue a una venta para que sea buen negocio. A menudo, lo que más afecta no reside en fallas de capacidad para entregar en tiempo y forma, sino en relación con lo necesario para poder facturar y cobrar igualmente en tiempo y forma. Los desbalances de ingresos y gastos pueden ser temporales, pero aun así letales, con fuertes sobrecostos operativos y financieros asociados.
Si a veces ni siquiera hay una visión integral de la ruta para llegar hasta el cobro o inclusive a la primera aduana para llegar a éste, que sería la facturación, mucho menos puede haber conocimiento preciso y documentado de los requerimientos específicos y las incidencias de cada etapa. Así, no debe sorprender por qué, para muchas empresas, prever la cobranza y la liquidez parece más una cuestión de fe o adivinación que de proyección.
Hoy, gracias a una serie de aplicaciones tecnológicas, es posible corregir, y con bastante rapidez, esa paradoja, e ir más allá. No sólo lograr la mejor sincronización posible de las ventas y la cobranza, sino para estructurar al ciclo O2C (de la orden de compra al efectivo) para que incluso nos ayude a ampliar el valor agregado al cliente.
La inteligencia artificial (IA) se está erigiendo en el gran catalizador en la evolución de las finanzas y en particular de las cuentas por cobrar (CXC) precisamente por su capacidad para orquestar esas tecnologías, como la automatización robótica de procesos (RPA) y blockchain, y a las áreas de la organización que tienen un papel en el O2C.
Ya hablamos de usos prácticos con resultados concretos, como los que está demostrando la plataforma de CXC de ARMS para reducir tiempos de facturación y cobranza y aumentar la predictibilidad. Ahora les invito a pensar en las posibilidades en adelante, en toda la tela que hay por cortar, etapa por etapa del O2C, para acelerar el flujo de efectivo.
En esta ocasión, nos concentramos en la primera parte del proceso, el order to invoice: del pedido a cumplir con todo lo necesario para llegar bien y pronto a la factura.
- Gestión de Órden de Compra: la chispa inicial, así se haga con un sistema online o por email recibido por el vendedor. La IA ayuda desde la captura de la información esencial y al disparar las tareas correspondientes. A partir de ahí hace sentido la automatización, con instrucciones instantáneas, y lo mismo aplica para la planeación, el seguimiento y el control de Finanzas.
Hoy se está usando el concepto de triage de órdenes de compra, tomado del uso que se le ha dado en atención médica y proveniente de la palabra francesa trier: escoger, separar, clasificar. La IA Generativa es una aliada excelente para ello, para comenzar con el pie derecho, junto con sus capacidades para asistir en la relación con los clientes, por ejemplo, al resumir conversaciones.
- Gestión de Crédito: evaluación y del riesgo financiero de cada cliente y, mejor aún, con aprendizaje automático y análisis de datos en tiempo real, de cada pedido a facturar y de potenciales órdenes bloqueadas.
En el caso de nuevos clientes, la IA ayuda con procesos de verificaciones de crédito o para revisar y corroborar referencias para extender las condiciones de pago, y en general para completar el onboarding, minimizando potenciales fricciones tanto como riesgos de mora e impagos.
- Gestión de Cumplimiento de Órdenes: toda venta es un logro, pero hay que entregar. Esta fase implica tener lista la mercancía para su envío o recolección, o bien completar un servicio, así que involucra la administración de inventarios y cuestiones de producción. Finanzas no lo controla todo, pero debe sí tiene un papel en cada eslabón y necesita “estar al día”; por ejemplo, en caso de no poder cumplir, para avisar al cliente de inmediato y evitar problemas de facturación.
La IA puede ser un factor verdaderamente revolucionario en este proceso, conectando los ERP y con sistemas de machine learning o incluso de Internet de las Cosas. En lo que atañe a Finanzas, puede ser algo así como su agente delegado para asegurar que la maximización del flujo de efectivo sea un elemento prioritario en toda la operación. Para sintonizar los Días de Cuentas por Pagar con los Días de Ventas Pendientes de Cobro (DSO).
- Gestión de Envío: una vez listos los artículos y enviados, hay que notificar al cliente, con fecha estimada o comprometida de llegada. La logística puede ser bastante compleja, máxime si es internacional. Campo ideal para la acción de la IA.
Para fines de CXC, suele haber varios trámites y documentos del proceso que requieren aprobaciones o confirmaciones del cliente o inclusive del transportista, sin los cuales la facturación no se hará: sean recibos de embarque o contra entrega en almacén, pruebas de pedido completo o declaraciones de aduanas. Aquí pareciera que el cielo es el límite.
Hay que pasar por una serie de verificaciones con el departamento de Cuentas por Pagar del cliente, como revisiones de cantidades, precios y condiciones, conforme la obligación contractual y los detalles de la orden de compra. Si se detectan discrepancias o quizá productos dañados, no podremos facturar hasta que haya una conciliación y solución. La “magia” de la IA está en asistirnos para llegar hasta este punto minimizando riesgos, asegurando la cobertura de los requisitos y detectando de inmediato incidencias para resolución.